WhatsApp Business memiliki berbagai fitur yang dirancang untuk memudahkan komunikasi antara bisnis dan pelanggan. Salah satu fitur yang sangat berguna adalah pesan otomatis. Dengan menggunakan pesan otomatis, Anda dapat mengatur balasan instan untuk merespons pelanggan ketika Anda tidak bisa membalas pesan secara langsung, saat pertama kali mereka menghubungi Anda, atau menjawab pertanyaan umum. Ini sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan memastikan bahwa mereka merasa diperhatikan.
Ada tiga jenis pesan otomatis yang dapat Anda buat di WhatsApp Business:
- Pesan Salam
- Pesan di Luar Jam Kerja
- Balasan Cepat
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat setiap jenis pesan otomatis.
1. Membuat Pesan Salam (Greeting Message)
Pesan Salam adalah pesan otomatis yang dikirimkan kepada pelanggan baru atau pelanggan yang menghubungi Anda setelah tidak berkomunikasi dalam waktu 14 hari. Ini memberi kesan yang profesional dan menyambut pelanggan dengan baik.
Langkah-langkah membuat pesan salam:
- Buka WhatsApp Business di ponsel Anda.
- Ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas layar, lalu pilih Pengaturan.
- Masuk ke Pengaturan Bisnis.
- Pilih Pesan Otomatis.
- Ketuk Pesan Salam.
- Aktifkan fitur Kirim Pesan Salam.
- Di kolom pesan, tuliskan pesan sambutan yang ingin Anda kirimkan kepada pelanggan baru. Contohnya:“Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Kami siap membantu Anda. Ada yang bisa kami bantu hari ini?”
- Anda juga bisa memilih siapa saja yang akan menerima pesan salam ini dengan mengatur opsi Kirim ke. Opsi ini memungkinkan Anda mengirim pesan kepada semua orang, semua orang kecuali kontak tertentu, atau hanya ke kontak tertentu.
- Setelah selesai, ketuk Simpan.
2. Membuat Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Pesan di luar jam kerja digunakan untuk memberi tahu pelanggan bahwa bisnis Anda sedang tidak aktif, misalnya di luar jam operasional atau pada hari libur. Fitur ini memungkinkan Anda tetap terlihat responsif, meskipun tidak bisa membalas pesan secara langsung.
Langkah-langkah membuat pesan di luar jam kerja:
- Buka WhatsApp Business, lalu masuk ke Pengaturan dengan mengetuk ikon tiga titik di pojok kanan atas.
- Pilih Pengaturan Bisnis, lalu klik Pesan Otomatis.
- Pilih Pesan di Luar Jam Kerja.
- Aktifkan opsi Kirim Pesan di Luar Jam Kerja.
- Tulis pesan yang ingin Anda kirimkan ketika bisnis Anda sedang tidak aktif. Contoh pesan:“Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Saat ini kami sedang tidak ada di tempat. Jam operasional kami adalah Senin-Jumat, 09.00-17.00 WIB. Kami akan segera membalas pesan Anda begitu kami kembali.”
- Anda bisa mengatur waktu pengiriman pesan ini. Pilih opsi Jadwal untuk menentukan kapan pesan akan otomatis dikirim, seperti di luar jam kerja atau pada waktu tertentu.
- Sama seperti pesan salam, Anda juga bisa memilih siapa yang akan menerima pesan ini melalui opsi Kirim ke.
- Ketuk Simpan setelah selesai.
3. Membuat Balasan Cepat (Quick Replies)
Balasan cepat adalah fitur di WhatsApp Business yang memungkinkan Anda menyimpan dan menggunakan pesan-pesan yang sering digunakan berulang kali, sehingga Anda tidak perlu mengetik ulang pesan yang sama setiap kali. Ini sangat efisien untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh pelanggan.
Langkah-langkah membuat balasan cepat:
- Buka WhatsApp Business dan masuk ke Pengaturan.
- Pilih Pengaturan Bisnis.
- Klik Balasan Cepat.
- Ketuk Tambah (+) untuk menambahkan balasan cepat baru.
- Di bagian Pesan, ketikkan pesan yang sering Anda gunakan. Misalnya:“Terima kasih atas pesanan Anda! Tim kami akan segera memprosesnya dan menghubungi Anda untuk konfirmasi lebih lanjut.”
- Di bagian Kata Kunci, masukkan kata kunci yang terkait dengan pesan tersebut. Misalnya, jika pesan tersebut terkait dengan pesanan, gunakan kata kunci seperti “pesanan” atau “order”. Ini akan membantu Anda menemukan balasan cepat dengan mudah saat Anda mengetik di chat.
- Ketuk Simpan setelah selesai.
Cara menggunakan balasan cepat:
- Saat berada di percakapan dengan pelanggan, ketikkan / diikuti kata kunci yang Anda buat. Misalnya, jika Anda membuat balasan cepat dengan kata kunci “terima kasih”, Anda cukup mengetikkan /terima kasih dan pesan otomatis akan muncul untuk dikirim.
Tips Membuat Pesan Otomatis yang Efektif
- Buat Pesan yang Personal dan Ramah
- Meskipun otomatis, pesan tetap harus terdengar ramah dan personal. Jangan membuatnya terlalu formal atau kaku. Sebagai contoh, tambahkan nama bisnis di dalam pesan atau gunakan sapaan yang ramah.
- Tetapkan Ekspektasi yang Jelas
- Saat membuat pesan otomatis di luar jam kerja, pastikan Anda memberikan informasi tentang kapan pelanggan bisa mengharapkan balasan dari Anda. Ini membantu mengurangi frustrasi pelanggan yang mungkin menunggu jawaban.
- Coba dan Sesuaikan Pesan
- Anda dapat mencoba berbagai jenis pesan otomatis dan melihat mana yang paling efektif. Misalnya, cobalah mengubah pesan salam atau balasan cepat dan lihat apakah ada peningkatan dalam interaksi pelanggan.
- Jangan Berlebihan dengan Pesan Otomatis
- Meskipun pesan otomatis sangat membantu, jangan gunakan terlalu sering, terutama untuk setiap respons dalam percakapan. Pastikan ada keseimbangan antara pesan otomatis dan interaksi langsung dengan pelanggan.
Kesimpulan
Pesan otomatis di WhatsApp Business adalah salah satu fitur yang sangat membantu dalam meningkatkan responsivitas bisnis dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan. Dengan mengatur pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat, Anda dapat membuat pengalaman pelanggan lebih menyenangkan dan efisien. Pastikan untuk menyesuaikan pesan Anda sesuai dengan kebutuhan bisnis dan selalu update dengan jadwal operasional yang Anda tetapkan. Fitur-fitur ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan WhatsApp Business untuk meningkatkan layanan pelanggan dan, pada akhirnya, memaksimalkan peluang penjualan.